Guide
Photos, positions, signatures : ce que le RGPD demande
Un formulaire terrain collecte presque toujours des données personnelles sans qu'on y pense : le visage d'un tiers au fond d'une photo, la position d'un salarié, la signature d'un client. Voici ce que cela implique, et ce que l'outil doit vous donner pour y répondre.
15 jours • 10 utilisateurs • sans carte bancaire
Ce que vous collectez sans le vouloir
Trois données personnelles ordinaires
Elles ne sont pas signalées comme telles dans un formulaire, et ce sont pourtant les trois qui posent question lors d'un contrôle.
- La position du salarié
- Géolocaliser une réponse revient à géolocaliser la personne qui l'a saisie, à l'heure où elle l'a saisie. La finalité doit être déclarée et proportionnée, et les représentants du personnel informés.
- Les visages dans les photos
- Une photo de chantier contient des tiers. La conservation, la durée et l'accès doivent être pensés, et le floutage n'est pas toujours suffisant.
- La signature manuscrite
- C'est une donnée biométrique au sens commun et un élément de preuve. Son horodatage et son intégrité comptent autant que son image.
Ce que l'outil doit fournir
Six exigences concrètes
Elles se vérifient toutes en posant la question à l'éditeur, et la réponse doit être écrite quelque part plutôt que donnée en réunion.
- Localisation de l'hébergement
- Où vivent la base, les fichiers, les sauvegardes et les journaux — et sous quel droit. Une réponse par service, pas une réponse globale.
- Liste des sous-traitants
- Qui d'autre touche vos données : envoi d'e-mails, notifications, stockage d'objets, mesure d'audience. La liste doit être publiée et datée.
- Durées de conservation
- Combien de temps une réponse, un média et un journal sont gardés, et ce qui déclenche leur suppression.
- Export et effacement
- Pouvoir sortir l'ensemble des données d'une personne et les supprimer, sans passer par un ticket de support facturé.
- Traçabilité des accès
- Savoir qui a consulté ou corrigé une réponse, et quand. Une correction sans trace rend l'historique inopposable.
- Marquage des champs personnels
- Pouvoir désigner un champ comme donnée personnelle, pour que les exports et les durées de conservation le traitent comme tel.
Où nous en sommes
Ce que Rondea fournit, et ce qui reste à faire
Cette page n'est pas un argumentaire : elle sert aussi à dire ce qui n'est pas terminé chez nous.
- Fourni
- Hébergement en France, isolation des organisations imposée par la base, révisions tracées sur les corrections, exports complets, marquage des champs personnels, registre des sous-traitants publié.
- Pas encore
- Le test d'intrusion externe et l'audit d'accessibilité RGAA sont prévus et budgétés, pas terminés. Aucune certification n'est détenue à ce jour, et nous n'en revendiquons aucune.
- À votre charge
- La finalité, la base légale, l'information des personnes et la durée que vous choisissez restent vos décisions. Aucun logiciel ne les prend à votre place, quoi qu'en dise une page de vente.
Cette page vaut-elle un conseil juridique ?
Non. Elle décrit ce que nous constatons en construisant un produit de saisie terrain, et ce que notre outil fournit. Votre délégué à la protection des données reste l'interlocuteur qui tranche.
Posez-nous les six questions
La page sécurité répond point par point, y compris là où la réponse est « pas encore ». Écrivez-nous si une réponse manque.